Performance Strategies

Gli elementi chiave per un'immediata chiarezza esecutiva - La guida di David Allen

David Allen

Quando la carriera avanza e si assumono nuove responsabilità, tutti sentiamo la necessità di avere una maggiore chiarezza esecutiva, eppure i fattori che possono minarla aumentano notevolmente.

Fortunatamente ci sono diversi aspetti del metodo GTD® (Getting Things Done) che possono essere applicati fin da subito.

Ecco i 6 elementi fondamentali per ottenere risultati immediati con il minimo sforzo:

  1. Prendi appunti
  2. Adotta un processo decisionale successivo (la regola dei 2 minuti)
  3. Crea (e mantieni) elenchi chiave, in particolare di:
    - Azioni successive
    - Ordini del giorno
    - Elementi in attesa di risposta
    - Progetti
  4. Individua e riconosci il tempo di elaborazione necessario
  5. Concediti dei momenti di riflessione e revisione
  6. Integra vita e lavoro

Vediamo i primi 3 in modo dettagliato:

1 - Prendi appunti

Che tu ci creda o no, ci sono ancora professionisti che cercano di tenere tutto a mente. Ma la tua mente serve ad avere idee, non a trattenerle.

Perché è così importante per un manager?

Mentre la nostra vita professionale progredisce, la frequenza e il volume delle informazioni potenzialmente rilevanti aumentano, così come il numero e il tipo di impegni che prendiamo con noi stessi e con gli altri.

Mantenere la mente chiara e non perdere input e idee importanti diventa quindi sempre più cruciale.

Ci sono professionisti che non si annotano niente perché pensano che scrivere sia solo per chi è "alle prime armi". Certo, alcuni dirigenti sono attorniati da una squadra talmente numerosa che riescono a comunicare ai loro collaboratori ogni idea appena viene loro in mente. Tuttavia, appena si rendono conto di quante cose sono sempre in agguato nelle loro menti, quante idee arrivano proprio mentre non sono in ufficio e quanta chiarezza si ottiene annotando tutto, anche i professionisti più avanzati adottano subito questa tecnica.

2 - Adotta un processo decisionale successivo (la regola dei 2 minuti)

Dopo aver liberato la mente e annotato tutto, occorre determinare quale è l'azione successiva da fare. Si tratta di un'azione fisica e concreta per far avanzare i flussi di lavoro e procedere verso la loro conclusione. Dopo aver trascorso ore a prendere decisioni operative concrete (che molti cercano di evitare), diventerai molto più consapevole del potenziale di questa pratica. Noterai che è in grado di far decollare progetti e iniziative chiave e che, mettendola in atto, inizierai a fare progressi reali su questioni finora vaghe ma importanti - molte delle quali sono rimaste sospese per mancanza di implementazione. Da quel momento comincerai a percepire la domanda "Qual è la prossima azione da fare?" come parte integrante di ogni dialogo all'interno di ogni appuntamento.

La "regola dei 2 minuti" è legata a questa best practice e assicura un'adeguata esecuzione in tempo reale dei progetti e il raggiungimento degli obiettivi. Secondo questa regola, se un'azione può essere svolta in meno di due minuti, non perdere tempo a scriverla: eseguila. 

Mi capita spesso di vedere dirigenti con valigette, quaderni e bloc-notes pieni di cose annotate e lasciate lì ad accumularsi creando una lunga coda di decisioni da prendere, azioni da verificare, compiti da delegare, classificare o scartare.

Dopo aver imparato la regola dei 2 minuti e dopo averla messa in pratica, iniziano a percepire il valore della chiarezza esecutiva e di un flusso di lavoro fluido e di alto livello.  Coi quaderni bianchi e la mente svuotata, possono tornare al posto di comando.

Certo, forse avrebbero raggiunto ugualmente l'obiettivo, ma probabilmente più tardi, una volta a casa, lavorando il fine settimana, stressati e con la sensazione di essere costantemente in ritardo.

Chiarire e organizzare ogni input nel momento in cui viene concepito può sembrare una pratica banale, ovvia, ma (credici!)  per molte persone esperte e di successo, sperimentarla nella realtà quotidiana è una novità assoluta. Si tratta di una variazione sull'idea del "fallo subito" da combinare al pensiero esecutivo e a un processo decisionale necessario per affrontare le incombenze giorno per giorno, rapidamente.

3 - Crea (e manteni) elenchi chiave

Se usi un calendario (un diario, o un'agenda), sai già quanto sia importante tenere un elenco di cose in un "cervello esterno", un sistema che sollevi la mente dall'impegno di ricordare promemoria e altre informazioni.

Usare un sistema strutturato "esterno alla tua testa" è molto più efficace per tenere traccia dei dettagli, perché ti permette di pensare a che tipo di informazioni ci sono al suo interno senza dover ricordare tutto il contenuto.

Appena vivrai il senso di sollievo e di controllo che si verifica quando metti in pratica questa tecnica, vedrai risultati significativi.
Nello specifico, prova a creare questi tipi di elenco:

  • Elenco delle azioni successive
    Una volta decisa l'azione successiva da svolgere, se non può essere eseguita in 2 minuti e non può essere delegata a qualcuno, inseriscila nella tua lista delle "Azioni successive". Potrebbe essere una chiamata che devi fare, una commissione che devi eseguire, un documento che devi redigere o un sito web che devi esplorare. In genere, in ogni momento, chiunque ha più di 100 di queste azioni da svolgere. Averle elencate, registrate in modo da poterle rivedere ti aiuta ad aumenta enormemente la tua produttività personale.
  • Elenco degli ordini del giorno
    Se sei un dirigente, molto del tuo lavoro deve essere svolto attraverso altre persone, cosa che richiede una buona dose di comunicazione, compiti da assegnare, verifiche da fare. Molte delle azioni successive legate a obiettivi, iniziative, progetti, idee e impegni richiedono dunque una lunga serie di contatti con un individuo o con un gruppo selezionato. Perché l'esecuzione scorra liscia, tieni liste distinte con gli argomenti all'ordine del giorno per ogni persona a cui fai riferimento. Molti dirigenti spesso tendono a interrompere il flusso di lavoro dei propri collaboratori per comunicare qualcosa che potrebbe effettivamente attendere o essere gestito in modo più efficace in una riunione programmata o ad hoc con loro. Appena inizierai a usare queste liste ti stupirai di quanto le tue interazioni diventeranno produttive.
  • Elenco degli elementi in attesa di risposta
    Per tenere traccia delle attività che hai delegato ad altri e dei risultati attesi, ordina tutte queste informazioni in un elenco semplice ma aggiornato e completo. Se costantemente aggiornato e revisionato, ti aiuterà ad alleggerirti da tonnellate di stress. Un altro consiglio è quello di creare una sottocategoria di "Progetti delegati", una lista con tutti i progetti che hai letteralmente assegnato ad altri che vanno dunque monitorati.
  • Elenco dei progetti
    Una delle liste più interessanti da creare e mantenere è un inventario di tutti i tuoi progetti. Per "progetto" intendo qualsiasi risultato il cui raggiungimento richiede diverse azioni da completare nel giro di alcune settimane o mesi. La maggior parte dei professionisti di alto livello ha tra i 30 e 100 progetti. L'elenco può includere cose molto differenti tra loro: si va da "far riparare orologio" a "compra società X", ma
    il solo fatto di vedere tutti i progetti in modo chiaro, nella totalità di una lista, genera un senso di prospettiva e controllo molto più profondo di quanto la maggior parte delle persone abbia mai sperimentato. Dopo aver creato questa lista, i dirigenti avrai una nuova visione del tuo flusso di lavoro che influenzerà e innescherà decisioni importanti. Questo elenco può diventare una parte fondamentale del tuo sistema personale e nonché uno degli ingredienti fondamentali per la Revisione Settimanale (di cui ti parlerò nei punti successivi).

Usare questi elenchi è ottimale anche per formare i propri assistenti personali sul funzionamento del proprio sistema di organizzazione. Inoltre, dando loro l'accesso ad alcuni di questi elenchi (se conservate in forma digitale), possono far sì che siano proprio loro ad aggiungere contenuti al loro posto.

David Allen

Traduzione dalla guida originale di David Allen KEYS FOR (INSTANT) EXECUTIVE SANITY.

 

Clicca qui per leggere la seconda parte della guida di David Allen, in cui puoi approfondire gli ultimi tre elementi chiave per ottenere un'immediata chiarezza operativa: l'individuazione del tempo di elaborazione necessario, la strutturazione del tempo di riflessione e l'integrazione di vita e lavoro.

DETTO, FATTO! Live

David Allen è considerato il maggior esperto di produttività ed efficienza aziendale e personale al mondo. Durante la sua carriera ha aiutato imprenditori, aziende e privati di tutto il mondo a gestire al meglio obiettivi, tempo e risorse aumentando le performance e riducendo lo stress. Con oltre 50.000 persone abbonate alla sua newsletter e più di un milione di followers su Twitter è il productivity consultant e ha ideato il metodo Getting Things Done.

Se vuoi incontrarlo per un training avanzato, segna in agenda Venerdì 8 Giugno 2018 perché sarà la data dell’unico workshop in Italia con David Allen, in cui potrai imparare come applicare il metodo GTD®, come aumentare i tuoi risultati lavorativi in termini di efficacia ed efficienza e come ridurre, una volta per tutte, lo stress quotidiano.

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David Allen - Detto Fatto Live

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