Aumenta la tua Produttività in 5 Passi con il metodo GTD®!

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Metodo GTD
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Certo sarebbe bello avere una pillola che ci permetta di utilizzare il 100% del nostro cervello. Buttar giù una compressa per raggiungere il massimo del nostro potenziale. I film ci fanno sognare, ma poi la realtà arriva ad infrangere le nostre fantasie. Nell’attesa della pillola miracolosa, c’è qualcosa che possiamo fare, anzi qualcosa di più.

Possiamo apprendere tutte le migliori strategie per aiutarci ad organizzare il nostro lavoro e liberare la parte di mente che normalmente teniamo a freno per via di tutte le incombenze pratiche che ogni giorno dobbiamo affrontare.

 

“La mente è fatta per avere delle idee, non per conservarle”

 

Questa frase riassume bene il concetto alla base del lavoro di David Allen, il maggior esperto attualmente vivente su gestione del tempo e produttività personale. Quello che intende dire è che bisogna trovare il modo di essere il più efficienti possibile nel fare quello che si deve fare, il tutto tramite strategie che ci permettano di semplificarci il lavoro… e la vita!

La condizione che più si avvicina allo stato ideale in cui utilizziamo le nostre capacità al 100% è quella in cui siamo totalmente focalizzati su qualcosa. Troppo spesso non riusciamo a sfruttare al massimo il nostro potenziale perché abbiamo mille distrazioni che ci ronzano in testa.

 

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La disciplina zen dello svuotare la mente ci è in questo caso utile non per fare meditazione, ma per raggiungere risultati migliori sul lavoro. Certo l’ideale sarebbe raggiungere questa condizione nel più breve tempo possibile e non dopo anni e anni di ferrea disciplina. Ma questo risultato, almeno riguardo la sfera lavorativa, non è un miraggio, e lo si può ottenere semplicemente grazie all’applicazione di un metodo: il metodo GTD@ – “Getting Things Done”.

Vediamo insieme in cosa consiste la base di questo metodo, ovvero in cosa consistono i 5 stadi della gestione del flusso di lavoro che ci permetteranno di inglobare tutto ciò che cattura la nostra attenzione in ogni dato momento della giornata ed evitare qualsiasi inefficienza.

1° stadio: Raccogliere

Ancora prima di seminare 🙂  Elencate tutte le cose che avete in sospeso: tutti i “devo”, i “bisogna” e anche tutti i “farò”. Tutto. In questa lista aggiungete anche, avendo cura però di separarle dal resto, tutte le cose che NON dovete fare per forza, ma che vi piacerebbe comunque fare o cambiare.

Tutte le questioni in sospeso, i progetti in corso e quelli futuri vanno in questa lista. Premuratevi di essere il più esaustivi possibile, perché da qui verranno gettate le fondamenta per un lavoro migliore.

Ci sono vari strumenti che potete utilizzare per la raccolta, e possiamo dividerli in 5 categorie:

  • Contenitori fisici: la classica “vaschetta” porta-documenti di plastica per capirci.
  • Supporti cartacei: block notes, taccuini, post-it e affini.
  • Supporti elettronici: computer, cellulari, i-pad, ecc.
  • Audio: registratori o note vocali sul vostro cellulare.

Niente di eccezionalmente complesso come vedete, ma il problema è che avere un contenitore di raccolta non significa saperlo necessariamente utilizzare. Per adoperarlo al meglio dovete far sì che tutte le questioni in sospeso entrino nei contenitori ed escano dalla vostra testa. Ma non solo: è anche necessario che svuotiate i contenitori regolarmente ed infine che abbiate meno contenitori possibile. Semplice ed essenziale.

 

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Passiamo al secondo stadio:

 

2° stadio: Esaminare

Avete davanti il vostro contenitore: ora dovete capire cosa fare con il contenuto. La prima domanda da chiedersi è: “Cos’è?”. Non una domanda semplice, visto che nel vostro contenitore può finire di tutto (in più, a seconda del vostro lavoro avrete a che fare con contenuti differenti). Quello che non cambia però, qualsiasi sia il contenuto, una volta compreso di cosa si tratta, è capire se potete occuparvene ora o no.

Se la risposta è NO avete 3 alternative: cestinare, rimandare (in questo caso è fondamentale che indichiate su una lista specifica a che data rimanderete la cosa) o archiviare come informazione potenzialmente utile che può servire in futuro.

Se la risposta è sì invece, allora dovrete dedicarvici, ma tra un momento. Ogni contenuto infatti dovrà essere connesso ad un obiettivo da raggiungere: tenetelo chiaro in mente per procedere passo passo fino alla sua conclusione.

Non passate ad altro prima di aver concluso il lavoro precedente. Affrontare un lavoro alla volta può non sembrare la scelta migliore, ma è quella che vi farà guadagnare più tempo nel lungo periodo.

 

3° stadio: Organizzare

Questa è una fase fondamentale per avere chiarezza e non svolgere il proprio lavoro come automi. Tutte le attività che avete nei contenitori sono molto probabilmente interconnesse tra loro, e soprattutto sono collegate ad uno o più obiettivi. In questa fase dovete chiarire tutte le possibili correlazioni tra le varie attività ed evidenziare come queste possono portarvi al raggiungimento dell’obiettivo finale.

Questo non solo vi darà una visione di insieme più chiara, ma vi permetterà anche di scegliere quali attività all’interno del contenitore abbiano la priorità sulle altre.

A questo punto quindi, dovreste avere davanti una serie di liste, un grafico, o qualsiasi mezzo abbiate usato che vi indichino: 1. quali sono gli obiettivi e quali sono le attività da fare per raggiungerli, 2. qual è la loro priorità e quale la loro concatenazione.

Un ulteriore passo da fare è capire se dovete essere voi a fare tutto o se c’è qualcosa che è possibile delegare o ancora rimandare. Nelle ultime due ipotesi, segnatevi sia a chi delegare che le date di scadenza relative.

 

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4°stadio: Verificare

Una cosa è annotarvi che dovete chiamare quel cliente, altra cosa è ricordarsi di farlo all’ora concordata. Per questo dovete passare in rassegna il quadro generale ad intervalli regolari. Per molte persone la magia della gestione del flusso di lavoro si concretizza con la pratica costante del processo di verifica. Essere nel pieno del flusso è utile per portare a termine attività concrete, ma ogni tanto bisogna uscirne o saremo trascinati dalla corrente di lavoro senza essere più in grado di capire in che direzione stiamo andando. Le tempistiche per la verifica stanno a voi: quella da usare più spesso è perlomeno la cadenza settimanale.

Pertanto passate in rassegna almeno una volta a settimana tutti i progetti aperti e i loro piani di lavoro, ma verificate anche la lista di cose delegate, rimandate e archiviate.

 

5° stadio: Fare

Alla fine, doveva pur capitare! 🙂 Avete raccolto tutte le vostre attività, le avete esaminate per capire di cosa si tratta e a cosa servano, le avete organizzate in modo da sapere come siano interrelate tra loro e come siano interrelati i vostri compiti con quelli dei collaboratori, avete verificato che il tutto fili e vi siete fatti un quadro di insieme.

 

Adesso è arrivato il momento di rimboccarsi le maniche. D’altronde quelle di cui stiamo parlando qui sono “solo” tecniche, non formule magiche! Per decidere a cosa dedicarvi – sembra strano a dirsi – ma dovete fidarvi del vostro intuito. Infatti se avrete seguito tutti i passi dei 4 stadi precedenti, la scelta non vi farà più paura e riuscirete a farlo anche in maniera automatica.

 

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Ciononostante, se vi dovesse capitare di avere dei dubbi su quali attività intraprendere, ecco 4 criteri che vi sarà utile tenere a mente prima di iniziare:

1. Contesto: posso farlo solo in ufficio o ovunque mi trovi?

2. Tempo a disposizione: ho una riunione tra cinque minuti? Forse è il caso non iniziare qualcosa di nuovo ora…

3. Energie a disposizione: non lasciate le attività che richiedono maggiore energia intellettuale a fine giornata!

4. Priorità: dati i tre criteri precedenti, quale attività vi darà il maggior vantaggio/beneficio nel portarla a termine ora?

 

Non sottovalutate l’importanza di questo metodo. Pur basandosi su concetti basilari, farà schizzare alle stelle la vostra produttività. Quel che più conta non è l’esecuzione dei singoli stadi quando l’esecuzione di tutti gli stadi. Avere un ottimo contenitore non vi aiuterà se non avete una buona organizzazione e così via.

Ogni stadio deve essere visto come un gradino senza il quale non si può arrivare al livello successivo, e quindi senza il quale non è possibile aumentare la vostra produttività. Provare per credere!

Questo percorso in 5 stadi rappresenta la base concreta del modello GTD@ affinato da David Allen in oltre vent’anni di studio nel campo della produttività personale. Grazie a questo metodo lavoratori ed imprese di tutto il mondo hanno potuto massimizzare la resa e minimizzare gli sforzi per ottenere risultati prima impensabili.

Potrai scoprire le ulteriori tecniche messe a punto da David Allen e il suo intero metodo nei minimi dettagli il 19 e 20 Novembre al “Forum delle Eccellenze”, l’evento di formazione più importante in Italia se si vuole rimanere aggiornati su tutti i più importanti sviluppi in fatto di crescita personale ma soprattutto professionale. Non perdere la possibilità di vedere David Allen dal vivo e di ottenere ancora di più dai tuoi collaboratori ma soprattutto da te stesso! Clicca qui per avere tutte le informazioni in merito al Forum e all’intervento di David Allen ora!

 

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(Foto tratte da Google Immagini)

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