Esiste una fine arte che tutti abbiamo bisogno di apprendere se si vuole avere successo: l’arte della conversazione persuasiva. Influenzare gli altri a sostenere voi stessi e le vostre idee. Indipendentemente dal ruolo che si ricopre, saper influenzare – cioè saper vendere se stessi e le proprie idee – è una dote fondamentale per riuscire ad accrescere la propria influenza e quindi a migliorare il proprio lavoro.
Jo Owen, da anni a contatto con i top leader di tutto il mondo, ha verificato sul campo che tutte le conversazioni persuasive svolte in maniera efficace sono impostate secondo la stessa sequenza.
Contesto, obiettivi, cultura e tempistica possono cambiare, ma la sequenza rimane la stessa e prevede 7 fasi:
1 Preparazione;
2 Allineamento;
3 Accordo sul problema o sull’opportunità;
4 Valutazione di benefici e risultati;
5 Formulazione della soluzione;
6 Anticipazione e risoluzione dei problemi;
7 Conclusione.
Scopriamo quindi in cosa consiste ogni punto della sequenza e come mettere in pratica nei minimi dettagli tutti gli accorgimenti che vi permetteranno di ottenere di più, semplicemente parlando secondo uno schema e delle regole ben precise.
1. La preparazione.
Qualsiasi conversazione di una certa rilevanza che dovete affrontare ha bisogno di un’adeguata preparazione. Non pensiate che parlare sia semplice, perché tutti sono capaci di dar fiato alle trombe. Parlar bene sul luogo di lavoro ha la stessa importanza che saper svolgere adeguatamente il proprio compito, dalla contabilità fino al management. Oggigiorno una buona comunicazione è una skill imprescindibile, almeno per chi vuole ottenere dei risultati. Prepararsi ad una conversazione può essere rapido, puoi farlo ad esempio nel tragitto che va da casa all’ufficio, ma può anche richiedere giornate intere. A prescindere da quanto decidiate di rimuginarci su, quello che dovete fare è porvi 5 domande:
– che cosa voglio ottenere da questo incontro?
– qual è il punto di vista dell’interlocutore a riguardo?
– come posso interagire con lui? Qual è il suo stile?
– ho a disposizione tutti i mezzi che mi permettono di essere più efficace (telefono, lavagna, tablet, carta e penna, pc ecc.)?
-come inizierò l’incontro?
La chiarezza prima di tutto. Avere la risposta a queste cinque domande vi garantirà un discreto vantaggio e vi darà la sicurezza necessaria per gestire la conversazione al meglio.
2. L’allineamento.
Dovete mettervi nei panni del vostro interlocutore. Più si conosce qualcuno e più chiaramente sarà rapido l’allineamento. Mentre nelle prime riunioni l’allineamento richiede tempo e fatica. I vostri interlocutori saranno interessati a sapere chi siete e soprattutto se vale la pena spendere del tempo con voi. In questo caso una presentazione formale può essere il modo migliore di cominciare, in quanto ci porta ad evitare errori. Ciononostante può risultare anche fredda e neutrale e potrebbe rivelarsi controproducente. Se pensate che questa possa essere l’impressione dovete sondare eventuali punti in comune tra voi e l’interlocutore: luoghi in cui avete lavorato, conoscenze comuni, conferenze a cui avete partecipato, ma anche hobby o magari sport che ci appassionano. L’importante in questa prima frase è non mostrare superiorità, anzi sfruttate l’occasione per adulare l’ego di chi vi sta di fronte. Una volta che il vostro interlocutore è a proprio agio, potete spostare il discorso sul tema principale.
3. Accordo sul problema o sull’opportunità.
A questo punto è fondamentale che entrambe le parti abbiano chiaro in mente quale sia il vero problema/opportunità oggetto della conversazione. Spesso le conversazioni persuasive hanno esito negativo perché le controparti hanno opinioni diverse sulla natura del problema. Per cui si rivela necessario approfondire i rispettivi punti di vista. Fate domande e ricordate: in questa fase non è necessario convincere bensì ascoltare. Se in seguito la conversazione dovesse incagliarsi, ritornate su questo punto: ribadite ciò che state cercando di raggiungere insieme.
4. Valutare i benefici e i risultati.
Una volta definito il problema o l’opportunità, si può cadere in una trappola: si è infatti tentati di puntare subito alla soluzione e alla sua attuazione. Premere troppo il piede sull’acceleratore può essere pericoloso. La controparte può spaventarsi della velocità che ha preso la discussione e può temere di non aver riflettuto abbastanza sui possibili rischi che possono occorrere. Per evitare questo, dopo aver concordato la natura del problema, mostratene il valore. Evidenziatene innanzitutto i guadagni e scioglierete le resistenze della controparte, così da poter constatare che valga la pena di correre qualche rischio. Create aspettative di alto livello, magari esagerate anche un po’, in un secondo momento potrete sempre tornare sui vostri passi.
5. Formulazione della soluzione.
Qui si entra nel vivo. Una volta concordati i benefici è ora di iniziare a discutere su come fare per raggiungerli. Certamente avrete una soluzione preferita, il risultato che volete ottenere, ma siate flessibili. Dovete avere un piano A, un piano B e un piano C. Dovete evitare una discussione che porti ad un vincitore ed uno sconfitto. Probabilmente sostenendo la vostra argomentazione vi troverete davanti un interlocutore convinto che essa non può funzionare. Per questo motivo la scelta che per voi è la migliore non deve essere necessariamente l’opzione A, cioè la prima che tirate fuori. Proponete invece una scelta A irrealizzabile, una scelta B che non solo è fattibile ma è anche quella che preferite, e una scelta C che è poco proficua e che non vale la pena seguire. Così facendo sarà il vostro interlocutore a guidarvi ignari verso la scelta dell’opzione che preferivate sin dall’inizio, e cioè la B.
6. L’anticipazione e la risoluzione dei problemi.
Questa è la parte della conversazione condita dai: “Sì, ma…” o “Sono d’accordo, però…”. Ricordatevi bene che tutto quello che viene prima del “ma” non va preso in considerazione. In questa fase non focalizzatevi sulla vostra opinione: più sarete brillanti e più il vostro interlocutore si sentirà con le spalle al muro, aumentando così il rischio che la conversazione si riveli un insuccesso. Le obiezioni possono essere di tre tipi. Il primo è la preoccupazione costruttiva: quando l’interlocutore identifica un rischio e cerca di risolverlo con voi. C’è poi l’obiezione difensiva: quando l’interlocutore manifesta solo preoccupazioni senza impegnarsi a risolverle. E infine la reazione istintiva: ci si oppone perché ci si sente in dovere di farlo. La via più semplice per affrontare questa parte della conversazione consiste nell’essere aperti e disponibili. Lasciate esporre alla controparte le sue preoccupazioni. Riconoscetele e poi analizzatele apertamente, trovate una soluzione insieme.
7. La conclusione.
Mai dare per scontato un accordo. Molte persone cadono su quest’ultimo ostacolo. Riassumete il tutto e siate chiari riguardo quello che desiderate. Confermate il vostro accordo: le vostre conclusioni potrebbero non corrispondere a quelle del vostro interlocutore. Una volta che avete la sicurezza di avere l’accordo mettetelo in atto nel più breve tempo possibile. Più a lungo lo terrete in sospeso più il lavoro fatto durante la conversazione corre il rischio di essere vanificato. Se possibile rendete pubblico l’accordo. Una volta che l’impegno viene assunto in pubblico le persone trovano difficile fare marcia indietro. Ringraziate i partecipanti per il loro contributo e indicate i passi successivi.
Applicate questi 7 passi in modo coerente e le discussioni da litigiose diverranno costruttive, gli esiti da negativi diventeranno positivi e accordi passivi saranno sostituiti da partnership attive.
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