Qualsiasi cosa richieda azione deve essere consultata con una frequenza tale da evitare alla mente il lavoro di pensarci e ricordarvelo di continuo. Per fidarvi delle decisioni rapide e intuitive che prenderete di volta in volta riguardo ciascuna attività, dovete periodicamente poter osservare l’intera situazione da una distanza adeguata. Ciò si traduce in un’abitudine imprescindibile: la revisione settimanale.

Dovete passare in rassegna una volta la settimana tutti i progetti aperti e i loro piani di lavoro, le liste “prossime azioni”, “argomenti da trattare con”, “in attesa” e persino le “prima o poi/ forse”. Questa è anche l’occasione per assicurarsi che la mente sia sgombra e che tutti gli elementi “vaganti” degli ultimi giorni siano stati intercettati, chiariti e organizzati.

la revisione settimanale

Forse avrete notato che bastano anche solo poche giornate molto intense perché le cose sfuggano di mano; è normale, ma sappiate che continuerà a succedere sempre più spesso in un mondo dove siete connessi costantemente e ovunque. Il mobile working è già realtà, che ci piaccia o no, sta a noi trasformalo in vantaggio competitivo piuttosto che in stress (è qui che la cosa si complica!) D’altronde, non è auspicabile distrarsi dal lavoro che si sta svolgendo pur di mantenere il proprio sistema organizzativo sempre in ordine, ma per permettersi il lusso di buttarsi a capofitto nel lavoro con fiducia e sicurezza bisogna riordinare le idee e aggiornare i contenuti almeno una volta la settimana.

 

La revisione settimanale è il momento per:

Molte persone non usano un sistema completo, e non traggono alcun beneficio dal passarlo in rassegna proprio per questo motivo: la loro visione d’insieme non è globale e rimane sempre la vaga sensazione che manchi qualcosa. Ecco perché i vantaggi derivanti dall’utilizzo integrale di questo metodo sono esponenziali: quanto più il sistema è completo, tanto più vi fiderete di lui, e quanto più vi fiderete, tanto più sarete motivati a mantenerlo il più completo possibile. La revisione settimanale è la chiave per conservare uno standard del genere.

Molti hanno un atteggiamento positivo sul lavoro la settimana prima di andare in ferie, ma non è l’idea delle vacanze in sé a farli sentire così. Che cosa fate la settimana prima di partire per un lungo viaggio? Riordinate, chiudete, definite, organizzate e rinegoziate tutti gli impegni presi con gli altri e con voi stessi. Questo vi permetterà i rilassarvi e di essere in spiaggia, sul campo da golf o sulle piste da sci senza altro in mente che divertirvi. Vi suggeriamo di fare questo lavoro di controllo una volta la settimana anziché una volta l’anno, così avrete la sensazione di essere sempre aggiornati e quindi presenti.

Per approfondire vi consigliamo il metodo GTD (Getting Things Done) di David Allen, per aumentare l’efficienza aziendale e personale, stabilire le priorità, organizzare le informazioni, gestire e pianificare gli impegni in maniera più rilassata.