Secondo un’enorme quantità di manuali, metodi, seminari ed esperti la visione di insieme sarebbe la soluzione per affrontare questo mondo così complesso. Definire i propri obiettivi e valori principali conferirebbe, così si crede, ordine, significato e orientamento al nostro lavoro. In pratica però, nonostante le buone intenzioni, pensare ai grandi valori troppo spesso non porta a raggiungere i risultati desiderati.

Si vedono troppi tentativi del genere fallire a causa di uno o più dei seguenti motivi:

1. Troppe distrazione al livello degli impegni quotidiani non permettono di concentrarsi su obiettivi di più ampio respiro.
2. Inefficaci sistemi di organizzazione creano una forte resistenza inconscia quando si tratta di dedicarsi a progetti e obiettivi ancora più grandi, che non verranno gestiti al meglio, diventando a loro volta fonte di ulteriore distrazione o stress.
3. Quando i valori e i livelli di impegno superiori sono definiti, automaticamente si alza l’asticella dei nostri standard, facendoci notare quante altre cose ci siano ancora da cambiare. Stiamo già reagendo in maniera negativa alla quantità schiacciante di cose da fare, e che cosa ha generato tutto questo lavoro? I nostri valori!

Focalizzarsi su obiettivi e valori primari è di sicuro un esercizio importante. Fornisce i criteri necessari per compiere scelte anche difficili riguardo a ciò che si deve smettere di fare e ciò che invece merita davvero la nostra o attenzione in mezzo a una miriade di alternative. Ma non significa che ci saranno meno cose da fare o che si incontreranno meno difficoltà nel farle. Al contrario, gli elementi in gioco aumenteranno ma resterà una partita da giocare giorno per giorno. Se un direttore delle risorse umane decidesse, per esempio, di affrontare la questione della qualità dell’ambiente lavorativo per attirare talenti chiave, quanto non semplificherebbe certo il suo incarico.

Né si ridurrebbe la mole di lavoro di una madre che riconoscesse l’importanza di offrire preziose esperienze alla figlia adolescente nelle poche vacanze rimaste da trascorrere insieme prima che lei se ne vada da casa per il lavoro o per l’università. Aumentare la qualità del nostro pensiero e dei nostri impegni non diminuisce la quantità di cose potenzialmente utili e importanti che dobbiamo gestire.

C’è un tassello mancante in questa nuova cultura del knowledge work: un sistema dotato di un insieme coerente di strumenti e regole di condotta che operi in maniera efficace sul piano in cui il lavoro in realtà si svolge; un sistema che incorpori sia i risultati di una riflessione scaturita da una visione d’insieme, sia il minimo particolare; un sistema che riesca a gestire più livelli di priorità contemporaneamente, che mantenga il controllo su centinaia di nuovi input giornalieri e faccia risparmiare molto più tempo di quello che serve per mantenerlo in uso; un sistema che faciliti l’arte di fare le cose.

Come vi sentireste se la vostra gestione fosse totalmente sotto controllo, sempre e su ogni piano?

Se la vostra mente fosse libera da tutto ciò che vi distrae o vi mette l’ansia senza portarvi a nulla?

Se poteste dedicare tutta la vostra attenzione a qualunque cosa avete di fronte, a vostro piacimento e senza distrazioni?

È possibile. Esiste il modo per avere cura di tutto, rimanere rilassati e portare a termine progetti importanti con il minimo sforzo, sia in ambito professionale sia nella vita privata. Potete anche voi fare esperienza di quello che i praticanti di arti marziali chiamano una mente come l’acqua, o che i grandi atleti definiscono trance agonistica, all’interno della complessa realtà in cui vivete. In effetti, probabilmente vi è già capitato di entrare in questo stato mentale qualche volta prima d’ora.

È una condizione accessibile a tutti, in cui la mente è limpida e capace di azioni costruttive – sul lavoro, nelle più svariate attività che svolgete e nel vostro stesso modo di essere – e di cui c’è sempre più bisogno per affrontare efficacemente le sfide della vita nel nostro secolo. Diventerà man mano una condizione obbligata per tutti coloro che intendono mantenere un equilibrio e un rendimento costante nel lavoro e nella vita.

Craig Lamber ha descritto come ci si sente in questa condizione nel suo libro Mind Over Water

I canottieri hanno una parola per questo stato privo di attrito: dondolio. Rammentare la gioia pura del dondolarsi su un’altalena: il semplice movimento ciclico, lo slancio data dall’altalena stessa. L’altalena ci trasporta, noi non la forziamo, spingiamo con le gambe per dondolarci sempre più in alto, ma è la gravità a fare il lavoro per noi. Più che dondolarci veniamo dondolati. La barca ti fa dondolare. Lo scafo vuol correre rapido: canta sul legno e sulle onde per la velocità; il nostro compito è semplicemente quello di lavorare insieme con lui, di smettere di trattenerlo con i nostri sforzi scomposti per andare più veloci. Sforzarsi troppo sabota la velocità della barca. Sforzarsi diventa una lotta e la lotta annulla ogni sforzo. Gli arrampicatori sociali si sforzano di comportarsi come aristocratici; gli aristocratici non si sforzano di arrivare: sono già arrivati. Il dondolio è una condizione di arrivo. 

La maggior parte delle persone ha vissuto in una condizione di semi-stress così a lungo da non sapere che le cose potrebbero essere diverse, e che esiste un altro punto, più positivo, da cui partire per affrontare il proprio mondo.

Gestire adeguatamente gli impegni richiede l’acquisizione di alcune buone abitudini e l’osservazione di regole di condotta essenziali:

1. Prima di tutto: finché continuate a pensare a qualcosa, la vostra mente non può essere sgombra. Tutto ciò che considerate incompiuto o incompleto va intercettato e inserito in un sistema affidabile esterno alla vostra mente, un inbox o un contenitore degli elementi in entrata.
2. In secondo luogo, dovete definire in maniera chiara la natura del vostro impegno e decidere se e come operare per fare un passo avanti verso il suo assolvimento.
3. Terzo, una volta che avrete stabilito tutte le varie azioni da compiere, dovrete tenere dei promemoria per ciascuna di esse e organizzarli all’interno di un sistema che controllerete con regolarità.

Pensate come uomini d’azione, agite come uomini di pensiero.