Qual è il prossimo passo? Efficienza e Produttività con David Allen

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Finalmente ci siamo decisi e abbiamo compilato la nostra lista delle cose da fare. Le vediamo scritte lì, una dopo l’altra, come dei richiami che ci ammoniscono sugli impegni da sbrigare. Eppure com’è che anche avendo davanti agli occhi quella sfilza di azioni non riusciamo a prendere una decisione? Perché ancora ci sembra di non avere il pieno controllo della situazione?

 

La risposta è semplice: abbiamo compilato male la nostra “to do list. La maggior parte delle volte infatti, quello che facciamo, un po’ per pigrizia un po’ perché abbiamo fretta, è semplicemente appuntarci poche parole che ci ricordano il nostro impegno. Ad esempio, scriviamo “preparare presentazione” se dobbiamo illustrare un nuovo progetto in ufficio o più semplicemente “spesa” se dobbiamo rimpinguare il nostro frigorifero. E così via con tutti gli impegni che si affastellano durante le nostre giornate.

 

In questo modo sicuramente facciamo chiarezza e riusciamo a liberare la mente, che così non deve più ricordarsi tutte le nostre scadenze, quello che non facciamo però è aiutare la mente ad andare avanti e a passare dal pensiero all’azione.

 

David Allen, ideatore del metodo GTD® - Getting Things Done - che ha aiutato milioni di persone e aziende nel mondo a gestire meglio le proprie risorse, spiega all'audience dal vivo le sue tecniche.
David Allen, ideatore del metodo GTD® – Getting Things Done – che ha aiutato milioni di persone e aziende nel mondo a gestire efficacemente le proprie risorse, ne illustra i principi, dal vivo.

 

Non ci riusciamo perché, nella nostra lista delle cose da fare, abbiamo descritto i nostri impegni come qualcosa di vago e di generico. Così ogni volta che rileggiamo “preparare presentazione” ripercorriamo mentalmente tutti i passi che dobbiamo fare per arrivare fino alla presentazione compiuta, e questo ci toglie tempo ed energie. La stessa cosa accade con un impegno più banale come il dover fare la spesa.

 

 

“Il segreto per andare avanti è innanzitutto mettersi in moto”
Mark Twain

 

Come facciamo quindi ad eliminare questo senso di vaghezza e indecisione che proviamo guardando i nostri impegni? La cosa più efficace che possiamo fare è pensare al prossimo passo. Per ogni scadenza, o per ogni attività che dobbiamo intraprendere non basta scrivere semplicemente qualche parola che ci ricordi dell’impegno, ma bisogna appuntare esattamente qual è il primo passo perché questo sia portato a termine.

 

Tornando ai nostri esempi: nel caso delle presentazione dovrete essere il più precisi possibile e appuntarvi da dove cominciare, ad esempio scrivete qualcosa del tipo: “fai una ricerca preliminare su Google riguardo le possibili implicazioni di aprirsi ad un nuovo mercato” oppure “chiedi al collega X il resoconto mensile sulle vendite e traine un prospetto” e così via a seconda dell’attività che dovete portare a termine.

 

Adottare come standard operativo la domanda “Qual è il prossimo passo?” comporta un automatico progresso in termini di energie, produttività e chiarezza. Ironicamente le persone che più soffrono per via dell’indecisione, quando hanno davanti una serie di diverse possibilità, sono spesso anche le più intelligenti.

 

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Questo perché hanno una maggiore capacità di analisi e per ogni attività immaginano un maggior numero di scenari, sia positivi che negativi, rispetto a una persona dotata di una minore sensibilità; questo li porta ad essere talvolta meno produttivi e focalizzati pur avendo maggiori capacità.
Immaginare tutte le possibili implicazioni per ogni nostra attività non fa altro che sovraccaricare il cervello e così la lista, da strumento utile e di sicura efficacia, può diventare un’arma a doppio taglio.

 

 

Scrivere con anticipo la prossima mossa da compiere per ogni vostra attività vi permetterà di risparmiare molto tempo quando si tratta di decidere a cosa dedicarsi. Infatti avendo davanti agli occhi un’azione tangibile possiamo valutare molto più velocemente se sia o meno il caso di lavorarci subito o se altre cose hanno la priorità. Procrastinare fino all’ultimo, invece, è fonte certa di gravi inefficienze e di stress che potrebbe essere tranquillamente evitato.

 

 

Questo vale sia se dovete prendere decisioni relative alla vostra vita privata sia se dovete prendere decisioni al lavoro. Fateci caso, quante volte in azienda le decisioni vengono prese con largo anticipo e quante invece vengono prese “quando scoppia la bomba”? Questo secondo approccio, al quale noi tutti tendiamo, può essere facilmente modificato per raggiungere una maggiore efficienza e produttività e, non ultima: una maggior tranquillità.

Tutto quello che dovete fare è chiedervi “Qual è il prossimo passo?”

 

 

Questo strumento, tanto semplice quanto efficace, è solo una delle moltissime tecniche affinate da David Allen durante la sua attività di consulente e studioso di efficienza personale e aziendale. In oltre 30 anni di attività, lavoratori e aziende di tutto il mondo hanno potuto beneficiare del suo metodo GTD® (Getting Things Done) e aumentare le loro prestazioni.

 

 

David Allen sarà a Milano il 19 e 20 Novembre come relatore del Forum delle Eccellenze 2016, l’evento di formazione imprescindibile per apprendere le strategie più efficaci e venire a contatto con le menti più ispirate e brillanti del nostro tempo . Non perdere la possibilità di vederlo dal vivo e scoprire come ottenere di più da te stesso e dal tuo lavoro! Clicca qui per avere tutte le informazioni.

 

il Foum delle Eccellenze 2016, l'evento Business di Formazione & Networking più importante in Italia, si terà il 19-20 Novembre 2016 a MIlano.
il Forum delle Eccellenze, l’evento Business di Formazione & Networking più importante in Italia, si terrà il 19-20 Novembre 2016 a Milano.

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