Riunioni inconcludenti, presentazioni poco efficaci e “diplomatiche”, in cui regna il desiderio che l’impegno si concluda in fretta per iniziare a discutere in privato. Uno scenario tristemente familiare in alcuni  ambiti aziendali, a cui Keith Ferrazzi, dà una spiegazione ben precisa.

Si tratta di mancanza di trasparenza. Il desiderio di evitare conflitti è umanamente comprensibile, eppure è uno dei fattori che più indebolisce l’efficacia organizzativa in azienda. La mancanza di sincerità allunga i tempi decisionali, rallenta i processi e alimenta un loop di discussioni che non portano a risultati. Peggio ancora, l’atmosfera di “patinata” gentilezza esteriore che spesso l’accompagna è il segnale di un ambiente di lavoro in cui le posizioni sono radicate ma non espresse.

“I colleghi che non sono a loro agio a parlare con sincerità faccia a faccia, lo faranno alle spalle. E questo comportamento ha un caro prezzo per l’azienda.”

Keith Ferrazzi

Scienze del comportamento, lavoro di squadra, risultati

Keith Ferrazzi, definito da Forbes una delle persone più connesse al mondo, è stato il più giovane direttore marketing all’interno di un’azienda della Fortune500. Oggi consulente strategico e business coach, insieme alla sua organizzazione Ferrazzi Greenlight, studia e sviluppa strategie aziendali basate sulle scienze relazionali e comportamentali.

Uno studio su Harvard Business Review spiega come il team di Keith Ferrazzi, intervistando gli executive delle sei maggiori banche statunitensi per testare il loro grado di sincerità, abbia registrato un dato importante: alla scarsa trasparenza dell’ambiente aziendale corrispondeva un cospicuo abbassamento del rendimento economico.

Una seconda ricerca similare, effettuata su 50 grandi imprese USA, ha identificato ciò che è stato definito  “trasparenza osservabile”. Un piccolo paradosso linguistico, per indicare un concetto fondamentale per la crescita di un’azienda. La trasparenza osservabile è quel comportamento che, se implementato e diffuso in maniera estensiva, più di ogni altro produce aumentate performance dei team.

Trasparenza: una sfida che ogni impresa dovrebbe affrontare 

Che l’essere diretti e la sincerità siano valori, sia a livello umano sia a livello professionale, è indubbio, ma c’è di più. Secondo Ferrazzi, la trasparenza è in effetti un requisito imprescindibile all’interno di ogni organizzazione. Come qualsiasi altro asset, però, anche la trasparenza va implementata. Non basta richiederla, caldeggiarla a parole, ma occorre costruire una struttura che la supporti, la alimenti e ne consenta l’applicazione su larga scala.

Le 3 tecniche per applicare la trasparenza in azienda

Sulla base dei suoi studi, Ferrazzi ha messo a punto 3 tecniche per trasformare concretamente la trasparenza in un comportamento produttivo e benefico per l’intera azienda.

1 – Suddividi il team in gruppi più piccoli

Quando un gruppo è formato da più di 5 persone, chi è più sicuro di sé o ha una voce più assertiva tende a dominare la conversazione. Di fronte a più persone, anche chi è più a suo agio a parlare in pubblico potrebbe trovare difficile correre il rischio di esprimersi ed esporsi.
Suddividi il gruppo più ampio convocato per la riunione in gruppi più piccoli. Ognuno di questi si dedicherà per qualche minuto ad un brainstorming poi, attraverso un portavoce scelto, riferirà al resto della squadra.
Quando si è in un gruppo più piccolo si è incentivati a esporsi e a correre dei rischi. Questo è positivo per l’individuo che si sente libero di avanzare le proprie proposte, commenti o critiche. Allo stesso tempo è benefico per l’azienda che ottiene uno spettro più variegato e autentico di opinioni.

2 – Identifica un arbitro

Nella saga di Star Wars, Yoda è il pacifico maestro dei cavalieri Jedi, un personaggio dotato di alta statura morale, ma soprattutto smisurata coscienza.
Cerca un volontario che, durante la riunione, assuma i panni del saggio Yoda e si faccia carico di notare se qualcosa rimane “non detto” e di dargli voce. Se non interviene per un periodo di tempo, il leader deve interrompere la riunione e chiedere se se c’è qualche questione che non si sta affrontando.
Lo Yoda impatta positivamente perché è una sorta di arbitro imparziale: è suo compito anche richiamare qualcuno quando una critica non è costruttiva o irrispettosa.

3 – Implementa la critica costruttiva

Lo sappiamo bene: un feedback negativo può essere difficile da digerire ma, sia quando ne siamo destinatari, sia quando ne siamo autori, occorre interpretarlo come un utile consiglio per migliorare ed evitare errori futuri. Come fare in modo che la critica sia recepita esattamente così com’è nata?
Prova con frasi come “Posso suggerirti di…?”, “Pensaci su…” Ringrazia quando qualcuno ti offre il suo feedback e fai notare quali sono gli aspetti su cui sei d’accordo: anche se negativo, la critica costruttiva è una possibilità e, quando giustamente impartita e ricevuta, impatta positivamente. Pensare che l’interlocutore che critica sia generoso allenta le barriere difensive e rende i membri del team più disponibili a modificare il proprio comportamento e, di conseguenza, a migliorare le performance.

La collaborazione è impossibile se gli individui non si fidano a parlare liberamente con colleghi e collaboratori, afferma Ferrazzi. E non è questa la sola area a beneficiare dell’implementazione di un sistema di trasparenza. Quest’ultimo, infatti, impatta positivamente su:

• Problem Solving e Sviluppo: la paura di esprimersi è il primo nemico della soluzione ai problemi, degli ostacoli e dei blocchi che impediscono all’azienda di evolvere, crescere, diventare più redditizia.
• Gestione del rischio: in un’area in cui è fondamentale l’assunzione di responsabilità, anche quando si tratta di errori, un ambiente aziendale di assoluto rispetto, fatto di relazioni oneste, è la chiave per investire efficacemente.

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