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Come ottenere il massimo dalle riunioni strategiche

Team al lavoro

Il ritmo delle riunioni come il grande sound del jazz

Le aziende che sperimentano una crescita esponenziale sono come le migliori orchestre jazz. Per antonomasia, il jazz è improvvisazione e, in questo senso, molto simile all’imprenditorialità. Eppure, alla base di quest’improvvisazione, esiste una disciplina di base, con una struttura e un ritmo, che consente a tutti i musicisti, anche quelli che non hanno mai suonato insieme, di eseguire una grande jazz session. È lo stesso motivo per cui è importante avere un vero e proprio ritmo di riunioni: immagina se ogni membro del tuo team potesse “suonare” con autonomia e fiducia nel proprio ruolo, ma sulla stessa lunghezza d’onda della cultura e degli obiettivi dell’azienda.

“Suonare il jazz non è semplice”  spiega Verne Harnish – tra i massimi esperti al mondo di Scaling Up, “ma le grandi orchestre jazz fanno sembrare che lo sia. Lo stesso vale per le grandi imprese. Le aziende eccezionali producono qualcosa di bello, mentre le altre fanno solo rumore.”

Un ritmo musicale, di riunioni e comunicazione, è in grado di trainare l’allineamento di tutta l’azienda.

I motivi che vengono utilizzati maggiormente per giustificare l’assenza di regolarità delle riunioni sono:

  1. Non abbiamo tempo
  2. Ci vediamo comunque tutto il giorno.

Poiché spesso organizzare un meeting richiede più tempo che non prendervi parte, la programmazione anticipata riduce problemi organizzativi. Inutile imbattersi nei colleghi tutto il giorno o affrontare le stesse conversazioni di fronte al distributore dell’acqua o davanti alla macchina del caffè: gli incontri casuali in corridoio non possono sostituire un’efficace conversazione su un argomento specifico. Non solo il più delle volte queste conversazioni causano interruzioni non necessarie, ma non permettono una comunicazione veloce e accurata. Inoltre, gli incontri casuali non riescono a sfruttare quelli che per Verne Harnish sono i 3 più potenti strumenti a disposizione di un leader per ottenere il massimo delle performance dal proprio team.

Tre potenti vantaggi delle riunioni a intervalli regolari

  1. Pressione tra i pari. Una sessione individuale rischia di far apparire il leader come il cattivo della situazione. Al contrario, l’incontro del gruppo non pone l’accento sulle richieste del leader e crea una pressione tra pari che aumenta la performance di ogni membro del team, ampliando così la percentuale di successo.
  2. Intelligenza collettiva. Per qualsiasi azienda, si tratta di uno “spreco” se il proprio team non riesce a ritagliarsi 15 minuti al giorno o un’ora alla settimana per riunire l’intelligenza collettiva dell’impresa per poter cogliere le opportunità.
  3. Comunicazione chiara. Incontrarsi come gruppo ti evita di dover ripetere più volte lo stesso identico messaggio in conversazioni individuali e personalizzate o negli incontri casuali.

Come ottenere il massimo dalle riunioni

Stabilendo una cadenza delle comunicazioni, il flusso di informazioni in azienda può essere preciso e rapido. Stabilendo un ritmo di comunicazione, ti assicurerai che all’interno della tua azienda le informazioni si spostino in modo accurato e rapido. La chiave risiede in un efficace ritmo di riunione giornaliero, settimanale, mensile, trimestrale e annuale. Se eseguito correttamente, questo in realtà fa risparmiare a tutti un’enorme quantità di tempo. Anche se sembra controintuitivo, la comunicazione diventerà molto più aperta e regolare e il tuo team otterrà chiarezza e feedback da questi incontri strategici.

Cadenza delle riunioni

Ecco una cadenza delle riunioni progettata proprio per sostenere la comunicazione a cascata:

1 – Il breve incontro giornaliero

Tutti i dipendenti si trovano in un meeting quotidiano della durata di 5-15 minuti per tenere traccia dei progressi e mettere in evidenza i punti critici che stanno bloccano alcune esecuzioni. Discutere di questioni tattiche e condividere gli aggiornamenti aiuta a schivare fallimenti minori da un lato e a cogliere più velocemente le opportunità inaspettati. Meglio fissare la riunione giornaliera alla stessa ora, tutti i giorni. Non c’è un orario predefinito: scegli il momento più adatto ai ritmi del lavoro nella tua azienda e assicurati di iniziare sempre la riunione in orario, sia che tutti siano presenti o meno. Nonostante ci sia la tendenza a pensare il contrario, un meeting giornaliero permette di risparmiare, a tutti i membri del team, almeno un’ora di mail su aggiornamenti rapidi e di interruzioni ad hoc che rallentano il lavoro. Tutto ciò che emerge dalla riunione giornaliera guiderà le questioni principali che saranno oggetto del meeting settimanale.

2 – La riunione settimanale

Si tratta di incontro settimanale che varia dai 60 ai 90 minuti per esaminare i progressi sulle priorità trimestrali e affrontare una o due tematiche principali. Le riunioni settimanali dovrebbero svolgersi nello stesso arco di tempo e nello stesso posto, ogni settimana. Idealmente, dovrebbero finire subito prima di pranzo o dell’happy hour. In questo modo, i dirigenti possono avere un ambiente più informale in cui discutere le questioni che emergono durante la parte strutturata delle riunioni. Settimanalmente, inoltre, è bene fermarsi un attimo per discutere a proposito delle informazioni di mercato raccolte in quel periodo dai clienti, dai collaboratori e dai competitor. I modelli ripetuti che emergeranno dalle discussioni settimanali saranno decisive per le questioni da trattare nel meeting mensile di direzione.

3 – Il meeting mensile di direzione

Si tratta di una riunione di mezza giornata o di una giornata intera, in cui tutti i manager si incontrano per imparare a dedicarsi, in maniera collaborativa, a una o due grandi questioni. Inoltre, questa terza tipologia di riunione è quella in cui viene condiviso il DNA, dalla dirigenza e quella intermedia, vale a dire: valori, conoscenza, approccio.

4 – Riunione di pianificazione trimestrale e annuale

È una riunione fuori sede da uno a tre giorni che coinvolge dirigenti e quadri per occuparsi delle 4 decisioni: persone, strategia, esecuzione e liquidità. Poi, una volta a trimestre, il team di leadership si aggiorna sui nuovi tutti i collaboratori interni: questa riunione dovrà durare 45 minuti.

Nei prossimi articoli, analizzeremo in profondità ogni tipo di meeting ed esamineremo la struttura, l’orario e l’ordine del giorno, con un particolare accento sul perché molti obiettivi delle riunioni sono fallimentari.

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