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Riunioni strategiche: come accelerare la crescita dell’azienda (I parte)

Team al lavoro

La cadenza delle riunioni rappresenta il battito cardiaco dell’organizzazione, spiega Verne Harnish.

Verne Harnish è tra i massimi esperti al mondo di Scaling Up, definito da Fortune una delle 10 menti più brillanti nel panorama mondiale delle piccole imprese. Oggi, in tutto il mondo, sono decine di migliaia le aziende che hanno scoperto la libertà e il potere che derivano dall’implementare questo semplice “ritmo” di riunioni. In un precedente articolo, abbiamo esaminato la cadenza delle riunioni per massimizzare i risultati e risparmiare tempo a tutti i dipendenti.

Ma se una riunione giornaliera è così efficace, perché le aziende smettono di farle? Semplice: informazioni generiche. Affinché un meeting sia efficace, abbiamo bisogno di nomi, numeri, dati e azioni specifiche.

1 – Il breve incontro giornaliero

Come abbiamo visto, questa riunione dovrebbe essere breve – 15 minuti è la durata ottimale – per evitare di perdere tempo non necessario e garantire che vengano sollevate solo le questioni più importanti. Può sembrare che 15 minuti siano troppo brevi per fare progressi, ma ciò che rende il ritmo quotidiano così intenso della riunione è il tempo risparmiato da questo breve controllo. Gli incontri giornalieri sono una necessità assoluta quando un’azienda inizia a scalare.

Orario – Scegli il momento più adatto al ritmo della tua attività. Assicurati di iniziare sempre la riunione in tempo, sia che tutti siano presenti o meno. Fissa l’orario della riunione giornaliera a un orario strano, come ad esempio le 8:08 e le 16:16. Questo fa sì che le persone arrivino con una maggiore puntualità rispetto a un orario fissato al quarto d’ora o alla mezz’ora. È fondamentale concludere la riunione sempre in orario, sia perché non bisogna perdere tempo, sia perché lo stile possa essere chiaro fin da subito. Harnish consiglia di impostare un timer almeno per le prime settimane e di finire in orario anche se l’ordine del giorno non è stato completato.

Luogo – Puoi fissare l’incontro dove vuoi, ma ogni membro del team dovrebbe stare in piedi o al massimo appollaiato sullo sgabello. Ciò contribuirà a rendere breve il meeting. È più comodo per il leader incontrarsi nel suo nell’ufficio. Prediligi una conference call piuttosto che una videoconferenza: in questo modo non aggiungerai un ulteriore livello di complessità tecnologica.

Chi partecipa – La regola generale è quella di avere più persone in meno riunioni, anziché meno persone in più meeting.

Chi conduce il meeting – Non dovrebbe essere il CEO, ma un collaboratore preciso che riesca a mantenere il focus e a far sì che vengano rispettati i tempi. Inoltre, chi conduce il meeting deve verificare quando alcuni argomenti devono essere approfonditi in un’altra sede.

L’ordine del giorno – Per Verne Harnish dovrebbe essere lo stesso, ogni giorno. Si compone solamente di tre punti, da massimo 5 minuti ciascuno:

  • Che cosa succede (nelle prossime 24 ore)? Nei primi cinque minuti, ogni partecipante ha alcuni secondi (fino a 30) per condividere in modo molto specifico cosa succederà nelle prossime 24 ore. Importante: queste informazioni dovrebbero riguardare SOLO attività, riunioni, decisioni chiave ecc. e NON una semplice ripetizione a pappagallo dei compiti lavorativi di ogni membro del team. Evita di verificare se qualcuno ha portato a termine qualcosa il giorno precedente. Il rischio è che i membri del team inizieranno a sentirsi come con il fiato sul collo.

“In generale, guardare avanti è un approccio da grande manager,
guardare al passato da pedante controllore”

  • Quali sono le metriche giornaliere? I successivi cinque minuti servono per esplicitare i parametri giornalieri monitorati dalla tua azienda: liquidità, vendite giornaliere, visite del sito aziendale, ecc. L’obiettivo è quello di cercare modelli e tendenze. Se li metti in luce solo una volta al mese, ti serviranno diversi mesi prima di creare un modello. L’incontro giornaliero ti permette di fare un passo in avanti sulla tua concorrenza e sulle tue stesse sfide.
  • Dove ti sei bloccato? Gli ultimi 5 minuti rappresentano il punto focale dell’intera riunione, la parte più importante. Si tratta di far sì che i collaboratori espongano blocchi, vincoli, preoccupazioni che potrebbero impedire loro di rendere eccezionali le prossime 24 ore. Il compito del leader è quello di vedere i modelli di “blocchi” per capire quali problemi sottostanti devono essere affrontati. Ogni volta che qualcuno passa due giorni senza segnalare un blocco, puoi scommettere che c’è un problema più grande in agguato.

2 – Il meeting settimanale

Se gli incontri giornalieri funzionano in modo strategico, conducono ad un’azione immediata. Questo evita anche che al meeting settimanale si arrivi con gli aggiornamenti ancora da toccare. L’obiettivo qui è di mantenere il focus di tutti sulla priorità n. 1 dell’azienda stabilita in precedenza. Le riunioni settimanali sono molto orientate all’azione, incentrate sulle  questioni chiave e sul prendere decisioni.

Il programma – Fissa il meeting sempre alla stessa ora.

L’ordine del giorno – consigliato per un meeting settimanale

  • 5 minuti: buone notizie. Condividere buone notizie – sia professionali sia personali – non solo dona uno slancio positivo alla riunione (le buone notizie generano buone notizie), ma consente anche alle persone di connettersi tra loro a livello umano.
  • 10 minuti: le priorità. Rivedi lo stato delle priorità prestabilite e discuti le eventuali lacune in corso. Esamina anche tutte le metriche non riportate nei meeting giornalieri.
  • 10 minuti: feedback di clienti e dipendenti. Questo è il momento per rivedere il feedback specifico di clienti e dipendenti. Quali sono i problemi che sorgono giorno dopo giorno? Che cosa avvertono le persone?

NOTA: questi primi 25 minuti sono il riscaldamento. Ti consentono di condividere dati interni ed esterni sufficienti per aiutare il team a vedere modelli e tendenze nelle performance dell’azienda. I successivi 30-60 minuti servono a focalizzare l’intelligenza collettiva del team su uno o due argomenti importanti.

  • Da 30 a 60 minuti: uno o due argomenti – Il nocciolo della questione. Bisogna concentrarsi solo su uno o due argomenti chiave. Puoi scegliere il tuo argomento in base a modelli e tendenze dalle riunioni quotidiane, progressi sulle priorità o sui temi, sui feedback dei tuoi dipendenti/clienti e/o sulle opportunità o sulle sfide emerse. Altri argomenti da discutere in questo intervallo di tempo includono le potenziali collaborazioni o qualsiasi grande evento imminente che necessiti di decisioni. Può rivelarsi utile preparare un argomento in anticipo e inviarlo a tutti via e-mail la sera prima.
  • Chi, Cosa, Quando (WWW) – Si tratta di dedicare un paio di minuti per riassumere e mettere nero su bianco il Chi, Cosa, Quando, “chi ha detto avrebbe fatto cosa e quando”. Questo appunto va poi inviato a tutti affinché siano allineati e a conoscenza delle responsabilità e delle scadenze. Puoi scaricare il foglio per il WWW della tua riunione, cliccando qui!
  • Conclusione di una frase – Infine, si conclude la riunione chiedendo a ogni partecipante una parola o una frase che riassuma la riunione per loro. Ciò ti consente di ottenere una visione generale del meeting appena concluso e dà uno spaccato di quello che il team prova o pensa.

Nell’articolo successivo puoi trovare le altre due tipologie di riunioni: il meeting mensile della dirigenza e il meeting di pianificazione trimestrale e annuale.

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