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Riunioni strategiche: come accelerare la crescita dell’azienda (II parte)

Team unito

Verne Harnish, tra i massimi esperti al mondo di Scaling Up, ha individuato 4 diversi tipi di riunioni che ogni azienda dovrebbe regolarmente pianificare per affrontare le sfide di comunicazione e prendere decisioni importanti per scalare.

Queste 4 tipologie sono:

  1. Il breve incontro quotidiano. Un incontro di 5-15 minuti per discutere di questioni tattiche e fornire aggiornamenti. [Leggi l’articolo qui]
  2. L’incontro settimanale. Una discussione di 60-90 minuti per esaminare i progressi sulle priorità trimestrali e affrontare uno o due argomenti principali. [Leggi l’articolo qui]
  3. La riunione di gestione mensile. Una riunione di mezza giornata o di un’intera giornata, in cui tutti i dirigenti  si riuniscono per apprendere e affrontare in modo collaborativo una o due grandi questioni.
  4. Le riunioni di pianificazione trimestrali e annuali. Una riunione fuori sede di 1-3 giorni in cui i leader stabiliscono il prossimo tema trimestrale e/o annuale.

In questo articolo affrontiamo il terzo e quarto tipo di riunione: il meeting mensile della dirigenza e quello di pianificazione trimestrale e annuale.

3 – Il meeting mensile della dirigenza

È possibile distinguere una grande azienda da una buona azienda anche solo trascorrendo pochi minuti all’interno della sua sede. Molto probabilmente:

  • In una buona azienda, troverai il team senior stressato a causa del sovraccarico di lavoro e dall’accumulo crescente di “to do”, mentre il resto del team ti sembrerà ignaro e all’oscuro di tutte le sfide che l’azienda sta affrontando.
  • In una grande azienda, invece, accade esattamente il contrario: il team senior sarà riposato e rilassato. E troverai lo staff entusiasta di lavorare con un obiettivo ben preciso: capitalizzare ogni opportunità che man mano si presenta.

Perché questo accade?
Se il team senior non infonde il suo DNA (vale a dire: valori, conoscenza, approccio) in tutte le persone dell’azienda, dai manager intermedi in giù, i top leader arrancheranno dietro le crescenti richieste dell’impresa. Per farlo, occorre una semplice routine: un meeting di direzione di un giorno al mese, ben strutturato, in cui partecipi chiunque supervisioni o diriga qualcuno in azienda. Si tratta di una riunione di mezza giornata o di un’intera giornata, in cui tutti i dirigenti senior, intermedi e di prima linea si riuniscono per apprendere e affrontare in modo collaborativo una o due grandi questioni.

Incontro informale mensile

Moltissimi sono i top leader che scelgono di incontrarsi informalmente una volta al mese. In questa occasione, il leader può dare alcuni annunci strategici. Attenzione però, perché uno degli errori più gravi, e spesso ricorrenti, che un CEO può fare è quello di condividere con tutti i dipendenti i cambiamenti e le informazioni importanti dell’azienda prima di aver coinvolto, messo al corrente e formato tutti i manager. L’incontro informale mensile può rivelarsi anche il luogo in cui si dà l’opportunità a ogni membro del team di fare domande e discutere sulle tematiche che premono in quel periodo.

4 – Meeting di pianificazione trimestrali e annuali

Si tratta di una riunione fuori sede di 1-3 giorni in cui i leader stabiliscono il prossimo tema trimestrale e/o annuale. La sessione di pianificazione annuale dura normalmente da due a tre giorni, mentre le sessioni trimestrali sono da uno a due giorni.

Verne Harnish suddivide il meeting in tre parti:

  1. La prima parte di ogni sessione di pianificazione corrisponde al primo giorno della sessione di pianificazione annuale, oppure tre ore di una sessione trimestrale. È la parte dedicata alla revisione delle prime tre colonne del Piano strategico a una pagina (OPSP). L’OPSP è lo strumento più conosciuto e utilizzato che mette tutti sulla stessa pagina. È progettato per favorire l’allineamento, la responsabilità e la concentrazione. Puoi imparare a utilizzare l’OPSP e scaricare lo strumento modificabile cliccando qui.
  2. La seconda parte corrisponde al secondo giorno della sessione di pianificazione annuale oppure al pomeriggio della sessione trimestrale. Viene focalizzata nella colonna di 1 anno dell’OPSP, inclusa una revisione dei dati finanziari dell’azienda e dei modi per migliorare il flusso di cassa.
  3. La terza parte corrisponde al terzo giorno della sessione annuale o al secondo giorno della sessione trimestrale. È focalizzata sul completamento dell’intera pagina di destra dell’OPSP.

Regole fondamentali importanti per la pianificazione strategica

L’ideale sarebbe pianificare in anticipo gli argomenti e le questioni chiave da discutere durante le riunioni di pianificazione strategica. Alcune settimane prima della pianificazione fuori sede, bisognerebbe condurre un sondaggio sui dipendenti. Le intuizioni dei dipendenti sono utili per determinare le priorità trimestrali o annuali, poiché più vicine ai clienti e sono immerse nei processi quotidiani dell’azienda. Harnish suggerisce tre semplici domande:

  1. Cosa dovrebbe (inserire il nome dell’azienda) iniziare a fare?
  2. Cosa dovrebbe (inserire il nome dell’azienda) smettere di fare?
  3. Cosa dovrebbe continuare (inserire il nome dell’azienda)?

Insieme al feedback dei dipendenti, è bene raccogliere formalmente l’input del cliente. Si possono utilizzare le stesse tre domande. Infine, basta inviare un’e-mail a coloro che partecipano alla sessione per chiedere loro di rispedire i tre principali problemi che ritengono debbano essere affrontati, esplorati o risolti durante le prossime riunioni.

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