Gli elementi chiave per un’immediata chiarezza esecutiva – La guida di David Allen. Parte 2

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guida di David Allen

Ecco per te la seconda parte della guida di David Allen (qui la prima parte della guida) con i tre elementi chiave per ottenere un’immediata chiarezza operativa:

  • l’individuazione del tempo di elaborazione necessario
  • la strutturazione del tempo di riflessione
  • l’integrazione di vita e lavoro.

4 – Individua e riconosci il tempo di elaborazione necessario

Il fatto che tu abbia molte cose arretrate, non elaborate e non organizzate è legato alla libertà e alla chiarezza con cui affronti cambiamenti inaspettati e nuovi input, così come allo spazio che riservi al pensiero creativo e strategico.

Non vorresti mai partire con una nave ancora in disordine dal suo ultimo viaggio, né preparare la cena in una cucina piena di piatti sporchi e avanzi del giorno prima, giusto?

Alcuni dirigenti con cui ho lavorato avevano già l’abitudine di rimettere le cose in ordine a fine o inizio giornata. La maggior parte di loro, tuttavia, accumulava comunque una quantità significativa di documenti o mail arretrati. Quando sono riusciti a fare chiarezza e aggiornare tutto – e svuotare il cestino! – hanno ottenuto un profondo senso di sollievo, maggiore controllo e messa a fuoco sul flusso di lavoro.

Fare in modo di acquisire input potenzialmente importanti in maniera chiara e organizzata – per poterli valutare rapidamente e integrarli nel tuo focus di attenzione e risorse – aumenta la tua sicurezza consentendoti, ad esempio, di riuscire a prendere decisioni difficili.

Di solito occorre almeno un’ora al giorno per elaborare nuovi input e per rimanere aggiornati.

Applicando questa tecnica, alcuni dirigenti hanno effettivamente guadagnato un’ora di tempo ininterrotto all’inizio della loro giornata di lavoro, libero da riunioni o conversazioni, da dedicare a fare chiarezza e prepararsi alle attività successive.

Occorre rendersi conto che, per evitare di dover recuperare ore successivamente, è necessario che ci sia uno spazio vuoto, almeno un’ora al giorno, tra le riunioni. Questa presa di consapevolezza spesso aiuta dirigenti e assistenti a non riempire totalmente le loro agende.

I colleghi e il team programmano molte riunioni perché spesso un meeting sembra l’unico modo efficace per ottenere dalla direzione input, feedback o decisioni necessarie all’avanzamento del lavoro. Anche l’e-mail potrebbe essere utilizzata a questo scopo, ma quando non si riceve risposta in tempo utile, la pianificazione di una riunione risulta l’unica opzione possibile. L’esecutivo finisce col diventare il collo di bottiglia. Una volta imparato riservare dei momenti per fare chiarezza, i risultati saranno evidenti per tutti.

5 – Concediti dei momenti di riflessione e revisione

Probabilmente l’opportunità di miglioramento più efficace per la maggior parte dei dirigenti consiste nel programmare, durante la giornata, alcuni momenti di riflessione e revisione. 
Queste possono assumere una miriade di forme – dalla valutazione degli appuntamenti giornalieri in agenda alla pianificazione di un ritiro personale per riflettere sui propri obiettivi e sulla propria vision. La procedura che ho individuato per ottenere l’impatto più immediato è la Weekly Review. Ti consiglio di prenderti almeno due ore, meglio se alla fine di una settimana di lavoro, per ottenere una visione chiara, attuale e creativa degli aspetti operativi della tuavita professionale e personale e fare il punto della situazione.

La revisione consente di avere uno sguardo d’insieme sulla propria agenda.

Questa procedura dovrebbe includere anche revisioni su questioni rimaste in sospeso e risultati attesi. Ciò consente di “tirar le somme” e di avere una visione chiara di tutto ciò che stai facendo.

Questa riflessione è particolarmente efficace per chiunque gestisca e coordini una vita frenetica quando, almeno una parte, viene eseguita con un assistente, aggiornando le priorità attuali. È particolarmente importante per i dirigenti, perché consente loro di mantenere una focalizzazione strategica a lungo raggio – non perdendo il controllo delle attività chiave quotidiane. Molti dirigenti, una volta sperimentato l’effetto di questa pratica sulla riduzione dello stress e sulla costruzione della sicurezza nel loro processo decisionale, si concedono momenti di riflessione e revisione come appuntamento “fisso” con se stessi, talvolta anche a a casa propria, lontani dalle distrazioni dell’ufficio.

 

6 – Integra vita e lavoro

Molta della pressione che ogni dirigente prova ogni giorno deriva da aspetti della loro vita personale che sanno di aver trascurato – che si tratti di famiglia, gestione patrimoniale personale, salute, o passioni.

Poiché il metodo GTD® si applica sia alla vita personale sia alla vita professionale, dandoti il permesso di catturarne, chiarirne e organizzarne tutti gli aspetti allo stesso modo, a volte può essere una vera rivelazione e portare un grande sollievo, fornendo un senso di equilibrio e armonia tra quelle che spesso possono sembrare priorità contrastanti: impegni lavorativi e personali.

Molti dirigenti, dopo aver sperimentato questo processo, riescono ad avanzare nella loro carriera professionale invece di rinunciare a causa della stanchezza che deriva delle pressioni e dalle responsabilità.

 

In conclusione

Non è necessario implementare tutti questi suggerimenti per essere sani di mente!

Prima di tutto, perché probabilmente stai già facendo una versione di alcuni di questi elementi chiave. In secondo luogo, perché anche l’implementazione di una sola di queste tecniche può già migliorare significativamente “la tua partita”.

I dirigenti con cui ho lavorato dicono che l’applicazione della “regola dei due minuti” da sola ha fatto un’enorme differenza in termine di efficacia ed efficienza.

Che sia scrivere, decidere in anticipo la prossima azione da svolgere, ridurre le tue email arretrate di qualche punto percentuale, concederti una revisione del lavoro – una qualsiasi di queste attività ridurrà lo stress e ti fornirà più spazio mentale. 

Ma non fidarti della mia parola: prova a mettere in pratica almeno uno di questi elementi chiave e preparati a risultati immediati.

David Allen

Se hai già letto la prima parte della guida di David Allen e sei giunto alla fine di questa seconda parte, hai a tua disposizione gli elementi fondamentali per un’immediata chiarezza esecutiva.

Ciò che hai appreso è solo una piccola parte delle strategie pratiche che potrai acquisire al corso “DETTO, FATTO! Live”, l’unico workshop in Italia con David Allen!

 

Perché partecipare a “DETTO, FATTO! Live”, il workshop dal vivo con David Allen?

Perché David Allen è ritenuto il maggior esperto al mondo di produttività ed efficacia aziendale e personale grazie al metodo GTD® – Getting Things Done – da lui stesso ideato. Questo workshop rappresenta dunque un’occasione imperdibile (l’unica in Italia prevista per il 2018) di apprendere le ultime applicazioni di questo metodo direttamente dal suo creatore, in modo tale da sperimentare risultati visibili immediati.

In particolare potrai imparare:

  • Come guadagnare tempo organizzando il modo in cui immagazzini le idee
  • Quali sono le caratteristiche di una mentalità produttiva in ambito personale e aziendale
  • Le 5 tecniche per ottenere bilanciamento ed efficienza nel lavoro quotidiano
  • Come definire le tue priorità e rispettare le scadenze utilizzando i 6 step della focalizzazione
  • Le azioni da mettere in pratica per aumentare da subito il controllo e il focus sul proprio lavoro.

Per saperne di più, conoscere il programma e scoprire tutti i vantaggi che otterrai iscrivendoti subito al corso, clicca qui!

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