Performance Strategies

Come gestire e-mail e riunioni con il metodo GTD®

Metodo GTD

Gestire il flusso di e-mail e fare riunioni efficienti rappresenta una sfida sempre più impegnativa.

Avere una metodologia efficace è fondamentale per rimanere focalizzati sull'obiettivo senza accollarsi inutili stress.

Se rientri nella piccola minoranza di persone attualmente in grado di non impazzire di fronte ad uno schermo pieno di e-mail (perché il numero di e-mail non è troppo alto o perché riesci a elaborarle in modo rapido e costante), allora probabilmente il tuo sistema va già bene così.

Se invece nella tua casella di posta elettronica hai regolarmente molte più e-mail (centinaia, migliaia?), sarai sicuramente soggetto a stress [leggi l'articolo: 5 passi del metodo GTD® per aumentare efficienza e produttività].

 

LA GRANDE SFIDA

Poiché la casella di posta elettronica è semplicemente un raccoglitore, dev'essere svuotata regolarmente per essere funzionale al massimo. “Svuotare” significa prendere decisioni e capire cosa fare con ogni e-mail e organizzarla di conseguenza. Questa metodologia è applicabile a qualsiasi tipo di raccoglitore - che sia il porta lettere sulla scrivania o la segreteria telefonica.

Tuttavia, siccome il volume delle richieste che si ammassato nel computer è spesso molto elevato, portarlo sempre a zero è un'impresa particolarmente scoraggiante. Ma non puoi vedere la luce alla fine del tunnel se lasci semplicemente che le cose si accumulino. [leggi Gli elementi chiave per un'immediata chiarezza esecutiva - La guida di David Allen]

La posta elettronica non è così diversa dal raccoglitore di una scrivania o da una segreteria telefonica. Si tratta di una scatola di raccolta per le comunicazioni, nella quale le informazioni in entrata devono essere:

  • Valutate
  • Elaborate
  • Organizzate.

 

Come tenere sotto controllo le e-mail con il metodo GTD®

1 - Utilizza il tasto CANC!

Eliminare tutto ciò di cui non abbiamo veramente bisogno, man mano che lo incontriamo, è fondamentale per gestire "il fiume in piena".

In caso di dubbio, elimina!

Se hai accumulato parecchie e-mail, la pulizia è il primo step da fare.

2- Archivia 

Utilizza un sistema di archiviazione semplice per le cose che vuoi conservare in archivio.

Se sei una persona “in caso di dubbio, lo tengo”, va bene, ma fai in modo di non intasare il tuo raccoglitore:

  • Crea cartelle di riferimento nella barra di navigazione e spostaci questa tipologia di e-mail. È molto più facile perdere traccia di un contenuto importante tra cinquecento o mille e-mail nella tua casella, che in una cartella alla quale hai assegnato un nome.
  • Cerca di evitare l'utilizzo di cartelle che contengono altre centinaia di cartelle. Quando sei di fretta [leggi l'articolo Time Management: il problema (non!) è la mancanza di tempo], una semplice lista in ordine alfabetico (per argomento, tema o persona) è più che sufficiente e facile da gestire.
  • Quando hai qualche minuto libero, fai un’opera di pulizia costante.

3- Completa le azioni da 2 minuti!

La regola dei 2 minuti è fondamentale per una corretta gestione della posta elettronica. Se nella e-mail ti viene richiesta un'operazione che puoi fare in 2 minuti, sbrigala subito! Infatti, ci vuole più tempo per leggerla, chiuderla, aprirla e leggerla di nuovo rispetto a quello che servirebbe per risolverla la prima volta in cui ti ci imbatti.

4 - Organizza le e-mail che richiedono azioni e follow-up!

Se hai cancellato, archiviato, e "risolto" le tue e-mail da due minuti, dovresti aver lasciato fuori solo:

  1. Le e-mail che richiedono più di due minuti per essere affrontate e
  2. Le e-mail che richiedono l’intervento di qualcun altro.

Cosa puoi fare: crea due cartelle nella barra di navigazione e nominale rispettivamente “Azione” e “Attesa”. Archiviale. Queste cartelle si devono distinguere visivamente - in maniera netta - dalle altre e possibilmente dovrebbero posizionate in cima alla tua lista di cartelle.  Poi nominale con una punteggiatura che ha come prefisso il simbolo @ o un trattino (a seconda di quale sarà la cartella in cima).

Rivedi costantemente le e-mail che prevedono un’azione. Una volta che il tuo raccoglitore sarà vuoto, sarai sollevato. Ma non potrai ignorare in eterno la cartella nominata "azione" che hai appena finito di organizzare.

Chi lavora al computer ha spesso la sindrome “lontano dagli occhi, lontano dal cuore”, ma se non dedichi tempo e non fai delle revisioni abbastanza regolarmente, inizierai a stressarti.

Le persone tendono a lasciare l'e-mail nella propria casella in entrata per lo stesso motivo con cui accumula cose sulla propria scrivania (pensa: "se è qui, davanti a me, non posso certo perderla o dimenticarla").

Ma alla lunga ci abituiamo alla vista di ciò che abbiamo di fronte e perdiamo così l’effetto “memento” iniziale.

È molto più facile valutare il tuo carico di lavoro se le e-mail che necessitano un’azione sono organizzate in un unico posto.

 

Le 5 motivazioni per pianificare una riunione

Ci sono 5 ragioni per pianificare una riunione. Assicurati che tutti i partecipanti conoscano e condividano quale di queste sia la ragione effettiva.

1 - Dare informazioni

“Ciao a tutti. Oggi vi ho riunito tutti insieme per farvi sapere come sta procedendo questa questione sospesa. Mi piacerebbe che riusciste a capire con chiarezza cosa sta succedendo e che aveste il background necessario per essere in grado di rispondere alle domande che possono sorgere dai nostri clienti”.

2 - Ottenere Informazioni

“Grazie per essere venuti. Vi abbiamo invitato tutti qui per scoprire da ciascuno quello che sta succedendo nel vostro reparto al nuovo prodotto. Vogliamo sapere cosa sta succedendo a tutti i livelli dell’organizzazione, in modo da poter fare di conseguenza alcune modifiche nei nostri piani.”

3 . Opzioni da sviluppare

“Vorremmo trascorrere questo pomeriggio facendo emergere, formulando ed esplorando i molti possibili modi per affrontare il problema che abbiamo appena scoperto nella nuova implementazione del sistema. Vogliamo fare in modo di avere i punti di vista di tutti e tutte le possibili alternative formulate.”

4 . Prendere decisioni

“Vi abbiamo riuniti tutti insieme questa mattina per presentarvi i tre approcci proposti per lanciare il nostro nuovo prodotto e ottenere un consenso comune su quale strategia utilizzare.”

5 . Enfatizzare il contatto umano

“Sono tre i punti all’ordine del giorno che vorremmo coprire oggi, e volevamo anche avere la possibilità di portare la nuova squadra insieme in un unico luogo e prenderci un po’ di tempo per conoscerci meglio... "

 

 

Potresti avere più di una ragione, a volte anche tutte e 5 insieme, come ad esempio:

“Oggi ho intenzione di condividere alcune informazioni e ottenerne altre da voi. Stiamo quindi andando ad esplorare alcuni possibili approcci per poi decidere il miglior piano d’azione. Nel frattempo, ci sarà la possibilità di arrivare a conoscersi meglio...”

Tutto ciò può sembrare abbastanza scontato. Giusto.

Ma sei mai stato in una riunione con qualcuno che cerca di prendere una decisione, mentre qualcun altro sembra intenzionato a fare brainstorming, e qualcun altro vuole conoscere chi sta lavorando al suo stesso progetto e altri che vogliono semplicemente avere un po’ di informazioni sulla situazione? E tutti finiscono per odiarsi? 

È molto importante essere tutti d’accordo sul front-end, avere subito l'obiettivo chiaro e il perché di quella riunione.

David Allen

Traduzione dalla guida originale di David Allen Getting Email Under Control and 5 Reasons for a Meeting.

 

In questo articolo non abbiamo visto un "metodo qualsiasi", ma il metodo GTD - Getting Things Done® - che ha cambiato la vita e il modo di lavorare di milioni di persone in tutto il mondo.

Il metodo è stato ideato da David Allen, uno dei maggiori esperti mondiali di efficienza aziendale e produttività, che venerdì 8 giugno 2018, a Milano, terrà un workshop organizzato con Performance Strategies.

Questo workshop rappresenta un’occasione unica (unica data in Italia prevista per quest'anno) di apprendere le ultime applicazioni di questo metodo direttamente dal suo ideatore, in modo tale da sperimentare risultati visibili immediati.

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