Performance Strategies

Time Management: il problema (non!) è la mancanza di tempo

Tempo

È molto più facile prendersela con la mancanza di tempo che ammettere a se stessi "non ho mantenuto i miei accordi".

Per David Allen, il maggior esperto al mondo di produttività ed efficacia aziendale e personale e ideatore del metodo GTD® (Getting Things Done), la questione del Time Management è racchiusa in questo paradosso: non si tratta di gestione del tempo, ma di accordi presi con se stessi e con gli altri. Alla fine della giornata, la tua soddisfazione è legata all’accordo mantenuto con te stesso.

Hai fatto ciò che ti sei programmato di fare?

Hai realizzato ciò che pensavi dovesse essere fatto?

Perdere tempo significa solo pensare che avresti dovuto fare qualcosa di diverso da quello che stavi facendo, dice David Allen. Dormire, ad esempio, non è una perdita di tempo se pensi di averne bisogno. Fare una passeggiata invece di riscrivere il piano strategico non è una perdita di tempo, se pensi che staccare la spina sia la cosa migliore da fare in quel momento. Il problema di “gestione del tempo” inizia con l’ammissione di non aver fatto ciò che si è concordato con se stessi.

Ovviamente quando non si mantengono gli accordi con terzi – clienti, collaborati, colleghi - la capacità di ottenere il loro supporto verrà automaticamente ridotta. Eppure, “ la vera vittima di impegni insoddisfatti e non rispettati sei tu".

“Niente toglie il vento dalle tue vele più che non mantenere i tuoi accordi con te stesso”
David Allen

La vera grande sfida è l’autogestione, offuscata e semplificata con il concetto di "Time Management", tanto che i metodi, la formazione e gli strumenti per affrontarla - e risolverla, sopratutto - si sono rivelati spesso inadeguati.

Conclusione?

Il Time Management è stato relegato a un semplice piccolo best practice: avere una lista di cose da fare quotidiana. 

Ma non è così: i professionisti di oggi devono occuparsi di tutti gli impegni - piccoli, grandi, personali e professionali - in un flusso continuo. E insieme agli obiettivi e alle strategie, si deve tenere traccia del numero sempre maggiore di azioni e imprevisti dell'ultimo momento - tutto ciò cercando di garantire un equilibrio sostenibile tra vita personale e lavorativa.

Ma come riuscire a far tutto in 24 ore?

Semplice, gestendo bene le attività che svolgi all'interno del tempo. Se ci pensi, ogni essere umano ha a disposizione 24 ore, 1440 minuti e 86400 secondi ogni giorno: ciò che serve veramente NON è tempo, ma spazio nella mente. 

Diventato il vero e proprio punto di riferimento per gestire qualsiasi tipo di impegno in modo rapido ed efficace, il metodo GTD® fornisce tutti gli strumenti che permettono di "svuotare la mente", raccogliere le informazioni, imparare a esaminarle, organizzarle e verificarle, al fine di una migliore gestione dei propri impegni.

"Organizzarsi è solo un mezzo per consentire una maggiore chiarezza di messa a fuoco e facilità di esecuzione".

Attraverso i 5 passi del metodo GTD® per aumentare efficienza e produttività si riesce a ottenere molto più spazio nella mente per essere creativi, strategici e presenti con tutto ciò che è più significativo. Solo una mente sgombra da pensieri può favorire criticità.

Ecco allora 3 tecniche per migliorare la tua organizzazione!

 

Il metodo GTD®: 3 tecniche applicabili da subito

1 - Prima tecnica

Scrivi ogni tua attività da fare, ogni tuo progetto, ogni tua idea. Raccoglili all'interno di un sistema di cui ti fidi e libera la mente. Ci sono vari strumenti che puoi utilizzare per la raccolta:

  • Contenitori fisici: la classica "vaschetta" porta-documenti di plastica
  • Supporti cartacei: block notes, taccuini, post-it e affini
  • Supporti elettronici: computer, cellulari, i-pad, ecc
  • Audio: registratori o note vocali sul cellulare.

Il nostro cervello non è un magazzino: deve avere spazio per poter essere creativo.

Assicurati anche di ridurre il più possibile i sistemi dove decidi di immagazzinare queste informazioni, così da evitare di perdere tempo a cercarle o rischiare di dimenticarle.

2 - Seconda tecnica

Analizza tutto ciò che hai raccolto - Richiede un'azione?

Se la risposta è no: cestinalo, rimandalo (in questo caso indica su una lista specifica a che data rimandare la cosa) o archivialo.

Se invece richiede un'azione: decidi qual è l'azione successiva e qual è l'esito positivo che vuoi ottenere. Se l'azione può essere eseguita in meno di due minuti, falla ora e non rimandarla: impiegherai più tempo a scriverla o archiviarla che a farla.

Fondamentale: non passare ad altro prima di aver concluso il lavoro precedente. Occuparsi di un lavoro alla volta può non sembrare la tattica migliore, ma è quella che sicuramente ti permetterà di guadagnare più tempo nel lungo periodo.

3 - Terza tecnica

Concediti costanti riflessioni settimanali per rivedere le tue abitudini. Due ore, alla fine della settimana, possono “tirar le somme”, ottenere uno sguardo d’insieme e una visione chiara di tutto ciò che stai facendo. Una cosa è appuntarti che devi chiamare quel cliente, altra cosa è ricordarti di farlo esattamente all'ora concordata. Ciò significa che occorre passare in rassegna il quadro generale ad intervalli regolari. 

La revisione settimanale è il momento per:

  • Intercettare ed elaborare tutte le incombenze
  • Revisionare l'intero sistema
  • Aggiornare le liste
  • Scremarle, ordinarle, definirle e tenerle complete.

 

Il metodo GTD® ha aiutato milioni di persone e aziende in tutto il mondo ad affrontare in maniera ottimale tempo, risorse e obiettivi. Oggi anche tu hai la possibilità di conoscere le più recenti applicazioni del metodo direttamente dal suo ideatore, grazie al corso “DETTO, FATTO! Live” (unica data in Italia), un’intera giornata con David Allen in cui scoprirai:

  • Come guadagnare tempo organizzando il modo in cui immagazzini le idee
  • Quali sono le caratteristiche di una mentalità produttiva in ambito personale e aziendale
  • Le 5 tecniche per ottenere bilanciamento ed efficienza nel lavoro quotidiano
  • Come definire le tue priorità e rispettare le scadenze utilizzando i 6 step della focalizzazione
  • Le azioni da mettere in pratica per aumentare da subito il controllo e il focus sul proprio lavoro.

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