Big data, strumenti di analisi, reportistica: grazie all’evoluzione tecnologica, raccogliamo – ad un prezzo irrisorio – un’enorme quantità di informazione che dunque non costituisce più, come un tempo, quel fattore essenziale di vantaggio competitivo nel mercato della cosiddetta “era dell’informazione”.

Se alcuni giganti come IBM e American Express hanno effettivamente trovato il successo attraverso l’analisi avanzata e i big data, il panorama su cui deve orientarsi lo sguardo di imprenditori di piccole e medie imprese è radicalmente diverso. Sono loro, nell’attività quotidiana, a vedere con maggior chiarezza il rischio insito nell’odierna ossessione per le informazioni: disorientamento, mancanza di punti di riferimento fino alla cosiddetta “analisi paralisi”.

Lo confermano numerosi studi accademici: il sovraccarico di informazioni a livello individuale porta a distrazione, confusione e scarsa capacità decisionale.

Il problema non è meno assillante per imprese e organizzazioni in cui l’ossessione per l’analisi e lo studio di prove razionali e scientifiche porta spesso ad una condizione di stallo, di estenuanti e interminabili dibattiti a scapito dell’azione decisionale e della crescita.

Evidente anche l’impatto immediatamente deleterio sul funzionamento delle aziende: abbassamento della qualità, rallentamento del processo decisionale e produttivo, un ambiente operativo sterile in cui la mancanza di pensiero intuitivo e proattività impedisce di stare al passo con un mondo che introduce cambiamenti in maniera rapida e repentina.

Serve un modello organizzativo alternativo alla rigidità burocratica che moltiplica i processi, una leadership ambidestra, in grado di supportare il processo decisionale con la razionalità analitica dei numeri da un lato e un’azione intuitiva, decisa e tempestiva dall’altro.

Julian Birkinshaw, docente di Strategia e Imprenditorialità alla London Business School ridefinisce così l’adhocrazia, un sistema di management agile che privilegia l’azione decisa e intuitiva piuttosto che l’autorità formale o la conoscenza.

• Sperimentare
• Mette in pratica un’azione
• Ricevere un feedback
• Apportare cambiamenti
• Verificare il progresso

Ecco i processi del modello adhocratico, una forma di gestione più flessibile che ha il vantaggio di poter essere avviata e chiusa – se il risultato non è soddisfacente – molto rapidamente e in base alla natura dell’opportunità.

Come scardinare regole, procedure e routine senza però navigare a vista cercando aiuto solo nei flussi di informazione?

1) Coordinare le attività attorno alle opportunità

Molte aziende stanno già sperimentando la creazione di business unit parallele focalizzate su clienti o progetti specifici, o dei cosiddetti “skunkwork”, piccoli team che lavorano a progetti occupandosi unicamente di un problema. In questo modo possono operare al di fuori dei processi formali dell’organizzazione procedendo ad un passo molto più accelerato.
La gestione gerarchica non è sempre funzionale al raggiungimento di un certo obiettivo, né lo è quella meritocratica. A volte la velocità d’immissione sul mercato di un prodotto è di gran lunga più decisiva della generale approvazione del progetto. E al termine del progetto il team viene sciolto perché le risorse si dedichino ad altro.

2) Decisione sperimentale

I modelli di gestione tradizionali subiscono spesso il timore di sviluppare idee non ancora collaudate: ecco perché di fronte ad una decisione complessa raddoppiano le procedure e la necessità di riflessioni e analisi. Il modello di processo decisionale più adatto ad un’impresa che vuole avanzare rapidamente è sperimentale, ovvero taglia consapevolmente corto sulle speculazioni interne ed è orientato a mettere in pratica e testare sul campo progetti, prodotti e servizi direttamente con clienti e utenti, per ricevere un feedback rapido e accelerare verso la trasformazione

Nel 2012 Costa Coffee, la seconda catena di caffè più grande al mondo, dato avvio al il Project Marlow, per trasformare la sua offerta e creare un sistema completamente nuovo di distribuzione di caffè. In soli 7 mesi, l’obiettivo era raggiunto. Uno dei principi chiave del Project Marlow era fondare le decisioni su ciò che avrebbe consentito di fare passi avanti. Ad esempio, i potenziali partner che richiedevano di stipulare un accordo legale prima di iniziare il lavoro furono rifiutati in favore di quelli pronti a partire sulla base di una stretta di mano. Le regole includevano un processo decisionale rapido – meno di 24 ore! – e un implacabile orientamento ai risultati e non alle attività.
“In casi come questo,” ha detto Eric Achtmann il responsabile del progetto, “si prendono decisioni al volo, in maniera molto aggressiva. Ma si tratta di decisioni informate. Lo scopo è sempre quello di arrivare allo step successivo nel modo più efficace possibile e una volta lì, l’obiettivo successivo diventa visibile.”

3) Motivare alla sfida

Nelle adhocrazie la motivazione si concentra sul dare alle persone una sfida e le risorse e la libertà necessarie per superarla e vincere.
Nel Project Marlow di Costa Coffee, Eric Achtmann ha deliberatamente costruito un team e ha dato ai suoi membri una scadenza e un obiettivo quasi impossibile. Tutti i membri del team avevano una posta in gioco nella riuscita del progetto – la vendita di molte macchine da caffè – che assicurava un allineamento di interessi materiali. Ma non solo: Achtmann ha lavorato sullo spirito del team, facendo combaciare standard molto alti e obiettivi estenuanti con la celebrazione del successo raggiunto.
Ancora, quest’approccio alla motivazione aiuta a superare l’analisi paralisi e aumenta il ritorno d’attenzione di un’azienda.

Gli eroi dell’impresa ad avanzamento rapido sono le persone che sono in grado di far succedere le cose – per esempio, quelli che completano un progetto pilota velocemente e restando nel preventivo prima ancora di quelli che portano le idee più intelligenti o che dispongono di budget maggiori.

Julian Birkinshaw, Professore di Strategia e Imprenditorialità alla London Business School inserito nella classifica Thinkers50, sarà ospite del Leadership Forum per approfondire i temi dell’agilità strategica, dell’innovazione e della trasformazione digitale applicati all’imprenditoria.

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