Ogni giorno ci troviamo a trattare con clienti, partner e stakeholder che spesso provengono da culture diverse e parlano lingue differenti. Negoziazioni che non avvengono più solo a livello locale, ma anche su scala globale, aggiungendo ulteriori complessità nella costruzione di rapporti commerciali significativi e duraturi nel tempo. 

L’appartenenza a culture differenti influisce notevolmente sul modo in cui ci si comporta al tavolo della negoziazione: mentre una parte segue le proprie “regole”, basate su norme sociali e comportamentali dovute al proprio retaggio culturale, la controparte si affida a norme completamente diverse.

Pertanto, informarsi sulle culture con cui ci interfacciamo può “aiutarci a pianificare le negoziazioni future e trarre vantaggi ulteriori da queste, nonché costruire una relazione duratura con la controparte”, osserva Beth Fisher-Yoshida, Direttrice del Programma di Negoziazione e Risoluzione del Conflitto della Columbia University.

Ma quali sono gli aspetti più importanti da tenere in considerazione durante una trattativa? Fisher-Yoshida, attraverso la sua esperienza come consulente di aziende della Fortune100 e di organizzazioni governative e militari, ne ha individuati 4.

1. L’obiettivo del primo tavolo negoziale

Quando ci rapportiamo con una controparte giapponese, la cui cultura è incentrata sulle relazioni e sul senso di collettività, il primo colloquio avrà l’obiettivo di familiarizzare con noi così da conoscerci meglio, valutarci e cominciare a fidarsi di noi. Ciò accade perché, di solito, il rapporto che un cliente giapponese desidera instaurare è un rapporto duraturo nel tempo e basato sul rispetto reciproco.

Nel corso della sua carriera, svolta in gran parte in Giappone, l’esperta ha potuto constatare come la maggior parte di chi non è stato in grado di adattarsi a questo stile di negoziazione, ha visto molte negoziazioni naufragare.

Al contrario, in un contesto culturale il cui focus è solo la chiusura della trattativa, l’intera negoziazione riguarderà soltanto il tavolo negoziale senza che ci sia bisogno di prendersi ulteriore tempo per entrare in sintonia con l’altro.

2. Come approcciarsi efficacemente alle varie culture

Anche in questo caso, l’approccio migliore da adottare durante una negoziazione varia in base alla cultura con la quale stiamo interagendo. Il che ci porta a fare una distinzione di culture: quelle rigide (tight) e quelle rilassate (loose).

Un binomio individuato dalla psicologa culturale americana – nonché docente di Organizational Behaviour alla Stanford Graduate School of Business – Michele Gelfand. Nelle sue ricerche, racchiuse nel libro Rule makers rule breakers: how tight and loose cultures wire our world, la studiosa spiega come le norme sociali guidano il comportamento delle persone a tutti i livelli, dalla famiglia alle aziende, influenzando nettamente lo stile di vita di intere culture.

In quelle considerate rigide ci sono regole formali, poco flessibili che possono arrivare a stabilire cosa si può o non si può dire pubblicamente oppure l’ordine in cui le persone hanno la possibilità di parlare. Tra queste, c’è la cultura tedesca. Quando ci troviamo a negoziare con una controparte tedesca, di certo non ci possiamo comportare come se fossimo al tavolo negoziale con un americo. In Germania, infatti, anche la negoziazione si basa sulla formalità e sulla puntualità.

Ad esempio, dare del tu all’interlocutore, anche quando si raggiunge un alto livello di confidenza, è considerato inappropriato, almeno finché non è espressamente richiesto dall’altra persona. 

Se ci interfacciamo con qualcuno che proviene da una cultura rilassata, in cui le norme sociali sono meno rigide, il protocollo da adottare cambierà drasticamente trasformandosi in un approccio più informale. Ma ciò non implica che non ci siano norme da attenzionare perché, ignorandole, potremmo dare l’impressione di non rispettare il processo di negoziazione e, di conseguenza, di non rispettare la controparte.

Quindi, è importante prendere confidenza con il modo in cui l’altra parte vuole negoziare. Per farlo, osserva Fisher-Yoshida, può essere utile entrare in contatto con un “operatore culturale” ancor prima di sedersi al tavolo negoziale, così da conoscere le procedure corrette da adottare in quel determinato contesto.

3. Non c’è tempo per i ritardi, o forse sì?

Le scadenze sono fondamentali per alcune culture, mentre per altre sono “semplici suggerimenti”, sottolinea l’esperta. Questa differente concezione di deadline può influire significativamente sull’esito delle negoziazioni e, quindi, anche sulla costruzione di rapporti commerciali duraturi e significativi nel tempo. Ciò è determinante soprattutto quando il rispetto dei tempi è essenziale per il corretto avanzamento delle attività e un ritardo da parte di uno dei partner può compromettere l’intero processo.

Adottare un piano di riserva, in modo da avere fonti alternative per la fornitura di prodotti o servizi essenziali, è importante in quanto si garantisce la continuità delle operazioni anche in situazioni impreviste. 

Un esempio concreto, anche in tal caso, è il Giappone dove il rispetto delle scadenze è considerato un elemento fondamentale della professionalità e della stima reciproca tra le parti, tant’è che le aziende giapponesi tendono a pianificare meticolosamente ogni attività per assicurare il rispetto dei tempi prestabiliti.

4. Imitare lo stile comunicativo della controparte

Altro aspetto da tenere in considerazione durante una negoziazione è il differente stile comunicativo che alcune culture hanno rispetto ad altre. Ad esempio, la cultura cinese e quella giapponese apprezzano maggiormente uno stile comunicativo molto riservato. In Cina gesticolare per esprimere o enfatizzare un argomento è considerato maleducato, al contrario gli italiani gesticolano continuamente quando parlano e lo trovano un gesto naturale.

La cultura mediterranea e quella araba favoriscono uno stile espressivo, in cui la totale assenza di emozioni nella controparte è percepita come una mancanza di sincerità e fiducia. 

Per costruire un rapporto interpersonale quando c’è un gap culturale non indifferente, e quindi uno stile comunicativo quasi opposto, può essere utile adottare un approccio di “mirroring”. Infatti, imitare i gesti e i torni dell’altra persona, avvicinandosi così al suo stile comunicativo, è particolarmente efficace nel promuovere un legame di fiducia e migliorare i risultati della collaborazione.

Consolidare le skill negoziali al Sales Forum 2024

Consapevolezza, resilienza, comunicazione sono alcune delle skill negoziali da acquisire e consolidare per aumentare il tasso di chiusura delle trattative e Beth Fisher-Yoshida, Direttrice del Programma di Negoziazione e Risoluzione del Conflitto della Columbia University, che da anni è consulente di aziende della Fortune100 e di organizzazioni governative e militari, le approfondirà al Sales Forum.

Per conoscere il programma completo del grande business event sulla negoziazione e le vendite in Italia, clicca qui!